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Verstehen Sie die Sprache der Zahlen

Wissen und Erfolg hängen eng zusammen. Deshalb sollte der Apothekenleiter seine Zahlen gut im Blick haben. Mit dem sogenannten Barkorb-Tracking behält er den Überblick über den Barumsatz und kann das Apothekengeschäft entsprechend steuern. selfmedic erklärt, worauf es dabei wirklich ankommt.

Wissen ist Macht – sagte schon der englische Philosoph Francis Bacon im 16. Jahrhundert. Und das gilt auch für die Apotheke. Hat der Apothekenleiter die Zahlen im Blick, kann er den Erfolg steuern. Nur: Welche Zahlen benötigt er, was sagen sie aus und wie kommt er an sie heran? Dr. Wolfgang Franzen hat dafür eine Lösung: Barkorb-Tracking. Franzen berät Apotheken seit vielen Jahren in den Bereichen Betriebswirtschaft und Kostenmanagement. Mit Barkorb-Tracking sieht der Apothekenleiter auf einen Blick, wie viele Kunden sein Team pro HV-Stunde bedient und wie viel Barumsatz es pro Kunde erwirtschaftet – aufgeschlüsselt auf die einzelnen Mitarbeiter. Franzen ist überzeugt: Wer die Daten regelmäßig analysiert, dem dienen sie als Frühwarnsignal.

Der beste Überblick

Mit regelmäßig meint Franzen einmal im Monat. „Die Zahlen der einzelnen Tage schwanken zu sehr. Der Apothekenleiter würde verrückt, versuchte er sich die Abweichungen zu erklären“, sagt Franzen. Trägt der Apothekenleiter aber die Daten jeden Monat in eine entsprechende Tabelle ein, hat er einen guten Überblick über alle Vorgänge in der Apotheke. Allerdings: „Barkorb-Tracking wird unter den Apothekenleitern noch nicht so intensiv genutzt, wie es sein könnte“, weiß der BWL-Experte aus eigener Erfahrung.

Was aber nutzt eine solche Tabelle nun wirklich? „Die Zahlendienen beispielsweise als Indikator dafür, wie fleißig die Mitarbeiter waren und wer die Leistungsträger sind“, erklärt Franzen. Ein Beispiel: PTA 1 bedient in der Stunde im Schnitt 9,61 Kunden, bei ihrer Kollegin sind es nur 5,46 Kunden. Die Zahlentabelle verrät dem Apothekenleiter auch, dass die PTA 2 (mit weniger Kunden) im Schnitt 6,70 Euro Barumsatz pro Kunde macht, während ihre Kollegin 6,05 Euro erwirtschaftet. „Wenn jemand ausführlich berät, mag er zwar auf weniger Kunden pro Stunde kommen. Das kann beim Barumsatz aber wieder ganz anders aussehen“, erklärt Franzen die Zahlen. Der Apothekenleiter sollte neben dem Umsatz die Beratungsqualität nicht vernachlässigen und möglichst immer beide Komponenten betrachten.

Der Barumsatz lässt also einerseits Rückschlüsse auf die Beratung zu, andererseits auf die Präsentation in Sicht- und Freiwahl sowie Werbemaßnahmen. Anhand der Kontrolle der Zahlen erfährt der Apothekenleiter sofort, welche Maßnahmen wirken und welche den Barverkaufsanteil (Barumsatz geteilt durch den Gesamtumsatz) nicht erhöhen. Der kann je nach Art der Apotheke recht unterschiedlich sein, eignet sich also nicht zum Vergleich mit der Konkurrenz. Nach Franzens Erfahrung liegt der Barverkaufsanteil in der Regel bei 20 Prozent. Bei Ärztehaus-Apotheken sind es rund zehn Prozent, bei Centerapotheken zwischen 30 und 35 Prozent.

Programme unterstützen den Apothekenleiter

Zahlen, Zahlen, Zahlen. Ihre Kontrolle und Analyse ist Chefsache. Doch keine Bange. Der Apothekenleiter muss nicht etwa nach Feierabend stundenlang Tabellen erstellen und manuell Zahlen einfügen. „Die wichtigen Werte können in den entsprechenden Systemen einfach abgerufen werden“, beruhigt der Finanzexperte. Ob ADG, Awinta, Lauer-Fischer oder Pharmatechnik: Die verschiedenen Anbieter von Apotheken-Software stellen ihren Kunden entsprechende Tools bereit, um die Daten abzurufen und auszuwerten.

Einen Aspekt sollte der Apothekenleiter bei den positiven Nutzenaspekten nicht außer Acht lassen: den Datenschutz. Besonders seit im Mai die neue europaweite Datenschutz-Grundverordnung in Kraft getreten ist sind personenbezogene Daten eine sensible Angelegenheit. „Lassen sich Daten beispielsweise durch eine Kundenkarte eindeutig einer Person zuordnen, brauchen Sie deren Einwilligung“, sagt Franzen. Das schließt auch die Mitarbeiter ein. Sie müssen über die Auswertung informiert sein.

„Machen Sie die Zahlen doch zum Thema bei Teambesprechungen“, rät Franzen den Apothekenleitern. Die Daten nur im stillen Kämmerlein auszuwerten, würde zu wenig Nutzen bringen. „Legen Sie Ihre Analysen dem Team gegenüber offen. Dadurch können Sie besonders guten Mitarbeitern Anerkennung zuteilwerden lassen und andere ermutigen.“ Indem Sie das Barkorb-Tracking effektiv nutzen, steigern Sie nachhaltig Ihren Barumsatz.

Seminartipp: Betriebswirtschaft in der Apotheke

Barkorb-Tracking ist Bestandteil der BWL-Seminare der Thomae-Akademie. Unter anderem geht es dabei auch um die Kalkulation von Sicht- und Freiwahl.
Leitung: Dr. Wolfgang Franzen
Termin: 11. und 12. September in Wiesbaden, 17. und 18. September in Stuttgart, 15. und 16. Oktober in Hamburg, 23. und 24. Oktober in Nürnberg.
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