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Digitale Helfer

von Christian Hutter

Von der Personalplanung bis zum Botendienst: Viele Aufgaben in der Apotheke lassen sich durch Programme und Software-Lösungen vereinfachen. Wirft man einen Blick auf die Zeit, die man sich dadurch spart, kann sich die Investition durchaus lohnen.


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Viele Apotheken nutzen schon heute eine digitale Sichtwahl und ein voll automatisiertes Warenlager. Doch daneben gibt es zahlreiche andere digitale Lösungen, die den Apothekenalltag erleichtern können und dem Apothekenteam mehr Zeit verschaffen, sich um das Hauptgeschäft der Apotheke zu kümmern: die Beratung der Kunden. Personalplanung, Dokumenten-Management, Botendienst oder interne Kommunikation können ganz einfach digital geregelt werden. Auf dem Apothekenmarkt gibt es dafür viele Insellösungen, aber mittlerweile haben Anbieter auch Systeme entwickelt, die all das in einer Software anbieten.

Digitale Personalplanung spart Zeit

Vor allem für Filialapotheken sinnvoll, aber durchaus auch für die Einzelapotheke eine Erleichterung: Personaleinsatzsoftware. Wer heute noch mit Excel-Tabellen arbeitet, verpasst die Chance, die Mitarbeiter in die Personalplanung einzubeziehen. In Excel oder anderen vergleichbaren Tools gibt es kaum die Möglichkeit, das eigene Stundenkonto einzusehen oder den Urlaub zu planen. Auch die Nutzung von Excel als App auf dem Smartphone ist alles andere als komfortabel. Wer hier auf eine entsprechende Software setzt, spart sich jede Menge Zeit. Wie zum Beispiel Johannes Lehmann, Inhaber der Schloss-Apotheke in Rust nahe Freiburg sowie einer weiteren Filialapotheke. „Schon seit einigen Jahren setze ich auf die Personalplanungssoftware Mep24“, erzählt er. Das Programm funktioniert über den Desktop-PC und eine zugehörige App. Es sei leicht zu bedienen und – fast noch wichtiger – leicht zu erlernen, so Lehmann. Schließlich soll das ganze Apothekenteam gut damit arbeiten können. „Im Vergleich zu früher haben wir damit im Bereich der Personalplanung eine Zeitersparnis von 50 bis 75 Prozent pro Woche, schätze ich“, sagt der Apothekeninhaber. „Vorher war die Personalplanung für mich ein frustrierendes Ereignis. Seitdem wir die Software einsetzen, ist das kein Thema mehr.“ Und wenn man die Arbeitsstunden mit den Kosten für eine Software gegenrechnet, ist aus betriebswirtschaftlicher Betrachtung die richtige Entscheidung keine Frage mehr.

Dokumente in der Cloud

Digitale Helfer in der Apotheke bieten viel Potenzial: Sie können zum Beispiel die Kosten senken, beim Personal wertvolle Zeit sparen oder die Kommunikation zwischen Arzt und Apotheke vereinfachen. Ein filialübergreifendes Datenmanagement spart ebenfalls Zeit und Geld. Das Qualitätsmanagement in einem verstaubten Ordner im Büro des Chefs? Solche Dokumente können bequem in einer Cloud abgelegt werden – Dropbox ist hier ein bekannter Anbieter – und Mitarbeiter können zeit- und ortsunabhängig darauf zugreifen. Auch gleichzeitig. Was positiv auffällt: In den vergangenen zwei Jahren hat in der Apothekenwelt ein Umdenken stattgefunden. Kommt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie im Jahr 2018 in einer aufwendigen Studie noch zu dem Ergebnis, dass der Digitalisierungsgrad im Gesundheitswesen eher mangelhaft ausgeprägt ist1, so zeichnet eine neuere Studie von Aposcope bereits ein anderes Bild. Demnach sagen zum Jahresende 2019 erstaunliche 80 Prozent der Befragten, dass in ihren Apotheken in die Digitalisierung investiert wird oder Investitionen geplant sind.2 Die Corona-Pandemie dürfte die Planungen noch weiter vorantreiben. Zum Beispiel für Tools, in denen wichtige, wiederkehrende Aufgaben hinterlegt sind und dort auch digital abgehakt werden können. Oder in Programme für virtuelle Pflichtschulungen der Mitarbeiter. Oder in ein digitales System für die Organisation des Botendienstes. Die Liste der Möglichkeiten ließe sich noch lange fortsetzen.

E-Mail-Kommunikation war gestern

Wer viele Mitarbeiter hat, sogar verteilt auf verschiedene Filialen, hat spätestens in der Corona-Krise gemerkt, wie kompliziert Kommunikation sein kann. Schnell die neuen Hygieneregeln verschicken? Viele Apotheken arbeiten mit E-Mail und einige verschicken noch Faxe. Schneller und besser geeignet für Dialoge sind Messenger-Dienste. Hier bietet sich zum Beispiel Threema an. Die App funktioniert im Grunde genommen wie WhatsApp. Nur dass die Betreiberfirma in der Schweiz sitzt – und nicht wie bei WhatsApp in den USA – und sie den Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entspricht. Und gerade in Filialverbünden bieten sich Mitarbeiterinformationssysteme an, die wie ein digitales Schwarzes Brett funktionieren. Auf einem Bildschirm, der zum Beispiel im Backoffice angebracht wird, erscheinen die aktuellsten Hinweise.Gerade die aktuellsten Entwicklungen in Apotheken bringen die Digitalisierung voran. Telepharmazeutische Beratungen (S. 16 bis 18) und das eRezept werden die Arbeit verändern. Apotheker Lehmann blickt positiv in die Zukunft. Er begrüßt die engere Zusammenarbeit mit Ärzten, die etwa mit der Einführung der digitalen Gesundheitskarte einhergeht. Er wird weiter daran arbeiten, digitale Helfer in seiner Apotheke einzusetzen. Um sich auf seine zentrale Aufgabe als Heilberufler zu kümmern: die Gesundheit der Kunden.

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Leitung: Romy Schönwetter
Termine: 11. Mai, 22. Juni und 12. Oktober
Zur Buchung.
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