Zeitdieben effektiv das Handwerk legen
Zeitdiebe lauern überall und unterbrechen den Arbeitsfluss. Doch Zeitmanagement kann man lernen: Wo finden sich die Zeitdiebe, die uns in der Apotheke vom Arbeiten abhalten? Was sind geeignete Maßnahmen, um ihnen effektiv zu begegnen?
Jeder kennt sie, die Zeitdiebe, die uns tagtäglich durch Störungen, Unterbrechungen und oft auch überflüssigen Dingen die Zeit stehlen. Wer Zeitmanagement ernst nimmt, muss solchen Zeitdieben das Handwerk legen und konsequent seine Zeit verwalten.
Zeitmanagement lernen
Es gibt zwei Arten von Zeitdieben, die uns die Zeit stehlen:
- die inneren Zeitdiebe
- die äußeren Zeitdiebe
Beschäftigen wir uns zuerst einmal mit den inneren Zeitdieben, also jenen Kräften, die dafür sorgen, dass wir uns selbst immer wieder die Zeit stehlen.
Es gibt zwei Arten von inneren Zeitdieben: Der „Schweinehund“ und der „Streber“. Beide sind gleich gefährlich, arbeiten aber mit ganz unterschiedlichen Tricks und Mitteln.
Wie stiehlt der Schweinehund die Zeit?
Über den „Schweinehund“ als Zeitdieb stolpern wir meistens dann, wenn wir an einer Sache keine Lust haben oder spüren, dass wir möglicherweise überfordert sind. Tausend Ausreden kennt dann der innere „Schweinehund“, warum es sinnvoll ist, dieses oder jenes jetzt nicht zu tun. Die „Aufschieberitis“ ist beispielsweise ein Werk unseres inneren „Schweinehundes“.
Und noch ein Phänomen ist in diesem Zusammenhang typisch: Der innere „Schweinehund“ macht anfällig für willkommene Störungen und Unterbrechungen. „Ich müsste ja noch“, „Ich rufe am besten gleich den oder den an“ usw. werden plötzlich als unabdingbare Aufgaben herangezogen, um die unangenehme Arbeit zu unterbrechen oder gar nicht erst zu beginnen.
Der innere „Schweinehund“ lässt sich in solchen Fällen nur schwer oder gar nicht austricksen. Es ist daher sinnvoll, mit ihm einen Kompromiss einzugehen. Legen Sie im Rahmen Ihrer Tagesplanung genau fest, wann und für welchen Zeitrahmen Sie die unangenehme Arbeit erledigen wollen. Wählen Sie die dafür veranschlagte Zeit nicht zu lang.
Wie überliste ich den Schweinehund?
Unangenehme Dinge kann man häufig besser in kleinen „Häppchen“ erledigen als am Stück. Wer das Sortieren von Unterlagen beispielsweise nicht mag, sollte nicht einen Tag dafür ansetzen, sondern zum Beispiel in den nächsten 5 Tagen pro Tag je eine Stunde. Das Ergebnis ist nicht nur mehr Lust, sondern tatsächlich eingesparte Zeit.
In noch einem anderen Bereich kann der „Schweinehund“ als Zeitdieb gefährlich werden: Er trödelt gerne. Wissenschaftliche Untersuchungen haben ergeben, dass der Mensch bei einer fehlenden Zeitvorgabe für eine vorher definierte Aufgabe bis zu 50 Prozent länger braucht.
Entscheidend ist es also, dass Sie den Bedarf für eine Arbeit richtig – das heißt nicht zu kurz aber auch nicht zu lang wählen. Belohnen Sie abschließend sich und Ihren inneren „Schweinehund“, wenn es Ihnen gelungen ist, über diesen Weg Zeit einzusparen. Am besten durch Entspannung – das liebt der „Schweinehund“.
Der Streber als Zeitdieb
Die „Waffen“ des inneren „Strebers“ sind Perfektionismus und das nicht „Nein-Sagen“ können. Er ist in uns erst dann zufrieden, wenn eine Sache zu 120 Prozent erledigt wurde. Dabei spielt es für ihn keine Rolle, ob damit unnötig Zeit vergeudet wird. Hauptsache, die Sache ist perfekt. Über diesen Weg stiehlt uns der innere „Streber“ jede Menge Zeit. Ähnlich wie beim inneren „Schweinehund“ kann man den „Streber“ – der ja ein Teil von uns selbst ist – nur über Kompromisse in den Griff bekommen.
Machen Sie sich vom Ergebnis Ihrer angedachten Tätigkeit oder Ihres Ziels vorher ein sehr genaues Bild. Schreiben Sie auf, was Sie wie erreichen wollen. Überschlagen Sie den Zeitaufwand dafür und streichen Sie dann alle Maßnahmen, die der „Überperfektionierung“ dienen. Sollte sich im Laufe Ihres Projektes der „Streber“ wieder einmal zu sehr Gehör verschaffen wollen, nehmen Sie Ihren Zettel zur Hand und überprüfen, was Sie sich wirklich vorgenommen haben.
Übertriebene Perfektion kostet ein Drittel mehr Zeit – und die fehlt Ihnen, um bei einem anderen Projekt gleich gut zu sein. Ein adäquates Mittel, um den inneren „Streber“ in seine Grenzen zu weisen, sind Gleichmut und Zufriedenheit. Beides erreicht man beispielsweise durch uneingeschränktes Eigenlob, wenn das Ziel erreicht oder eine Aufgabe erfolgreich abgeschlossen wurde.
Nicht „Nein-sagen“ können
Eine zweite Fähigkeit des inneren „Strebers“ ist die mangelnde Kraft, nicht „Nein-sagen“ zu können und fehlende Delegation. Beide gehören zu den inneren Zeitdieben, haben aber auch einen sehr großen Einfluss auf die äußeren Zeitdiebe.
Sich in zu viele Dinge einbinden lassen, immer für alle und alle Probleme da zu sein, sind beispielhaft hierfür zwei Phänomene. Zu den eigenen oder eigentlichen Aufgaben kommt man selbst nicht oder nur unzureichend, während andere Ihre Kräfte gnadenlos nutzen. „Nein-sagen“ ist einer der schwierigsten Schritte im Rahmen eines effektiven Zeitmanagements. Fangen Sie mit kleinen „Neins“ an. Helfen Sie sich durch Formulierungen wie: „später“, „ab x Uhr“, „jetzt nicht“, „bitte im Augenblick keine Störungen“ usw. Am Anfang macht Ihnen der innere „Streber“ noch ein schlechtes Gewissen. Wenn er aber merkt, wie viel Zeit Sie dadurch einsparen, wird er in diesem Bereich seine unangenehme Tätigkeit einstellen.
Delegieren ist eine weitere und sehr effektive Möglichkeit, diesem Typus von Zeitdieb zu begegnen. Notieren Sie, welche Dinge Sie zukünftig an wen delegieren wollen. Führen Sie dann umgehend Gespräche mit diesen Personen und übergeben Sie sehr detailliert und zielorientiert die Aufgaben. Das stimmt Ihren inneren „Streber“ gnädig.
Vereinbaren Sie darüber hinaus regelmäßig Abstimmungsgespräche, damit Sie ein gutes Gefühl haben, die Sache an die richtige Person delegiert zu haben. Delegation spart Ihnen viel Zeit und je mehr Sie delegiert haben, je mehr Zeit haben Sie für sich und andere Aufgaben.
Wie bekomme ich äußere Zeitdiebe in den Griff?
Äußere Zeitdiebe kommen meist unverhofft durch das Telefon, über ein „Darf ich einmal ganz kurz stören“ oder „Könnten Sie mal schnell“. Die Stärke dieser äußeren Zeitdiebe liegt im Überraschungsangriff. Schützen kann man sich dagegen meistens nur durch ein „Nein“, eine detaillierte Zeitplanung oder ein klares Aufspüren der Störungsursachen. Letzteres kann man durch eine so genannte Störungs-Analyse erreichen.
Notieren Sie dazu eine Woche lang alle Störungen nach Störungsart sowie Zeit/Zeitrahmen und schreiben Sie gleich dazu eine Gegenmaßnahme auf, die Sie zukünftig gegen diese Störungsart anwenden wollen. Das kann die Aufnahme der Störung in den vorgesehenen Tagesplan sein, eine Verschiebung der Störung auf einen anderen Zeitpunkt oder die zukünftig strickte Vermeidung dieser Störung. Eine solche Maßnahme bringt Ihnen Stück für Stück mehr Zeit und darüber hinaus Planungssicherheit.
Freuen Sie sich letztendlich über jeden Zeiträuber, dem Sie das Handwerk gelegt haben und nutzen Sie die gewonnene Zeit auch, um sich gemeinsam mit Ihrem inneren „Schweinehund“ und Ihrem „Streber“ in aller Gemütsruhe zu entspannen.