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Kostenmanagement: Umsatz steigern, Ausgaben senken

Kostenmanagement bedeutet: Ausgaben planen, steuern und kontrollieren. Nur diejenigen Apotheken, die detailliert kalkulieren, können ihren Umsatz effizient steigern. Kostenaufstellungen in den Geschäftsbereichen Wareneinsatz, Personal oder Kosmetikproduktion geben einen Überblick zur Ausgabenstruktur. Doch genügt das schon?

Der Jahresbeginn ist ein guter Zeitpunkt, um über das Kostenmanagement der eigenen Apotheke nachzudenken – und möglicherweise zu schauen, wo Ausgaben gesenkt werden können. Denn um beispielsweise die Personalausgaben genau zu erfassen, genügt es nicht, die Bruttolöhne der Mitarbeiter zu kennen. Sozialabgaben, Urlaubs- und Krankengeld, Jubiläumsgeschenke, der Zuschuss zu den Kindergartengebühren oder Abfindungen und Stellenanzeigen erhöhen diesen Posten zusätzlich. Nur wer all dies berücksichtigt, kennt seine tatsächlichen Personalkosten.

Top Thema: Geld richtig investieren

Investitionen, wie beispielsweise ein Umbau, müssen aufgrund der sich ständig ändernden gesetzlichen Rahmenbedingungen und dadurch immer wieder neuen finanziellen Situation gut überlegt sein. Wer richtig plant, kann das Risiko eines Offizin-Umbaus kalkulierbar machen.

Die Gründe für die Modernisierung oder Erweiterung der Offizin können viele Ursachen haben. Neben der sehr wichtigen Imageverbesserung sollten die hierfür getätigten Investitionen auch immer einen quantifizierbaren Mehrumsatz beziehungsweise eine höhere Rendite einbringen.

Investitionen: Nach Umbau mehr in der Kasse

Auf der Basis einer klassischen Marktpotenzialanalyse ist anfänglich zu ermitteln, in welchen (Sortiments)-Bereichen noch ein Mehrumsatz erwartet und ob ein zusätzliches Kundenpotenzial von der Apotheke am Standort gebunden werden kann. So können den Zielen konkrete Werte zugeordnet werden.

Umsatz

Anhand von Kostenvoranschlägen ist der Kapitalbedarf zu ermitteln. Zu bedenken ist, dass nicht nur Kosten für die Einrichtungsgegenstände anfallen, sondern möglicherweise auch Ergänzungen bei der Elektrik, Beleuchtung oder EDV notwendig werden. Die Finanzierung kann durch die Verwendung eigener Mittel (Eigenfinanzierung) und/oder durch die Aufnahme eines Kredites (Fremdfinanzierung) erfolgen. Da die hier vorgenommene Investition für einen längeren Zeitraum gilt, sollte sie grundsätzlich nur mit langfristig zur Verfügung stehendem Kapital finanziert werden.

Steuern senken durch Investitionen?

Mancher Apothekenleiter fragt sich, ob man mit Investitionen wie dem oben angesprochenen Umbau die zu erwartende Steuerbelastung des laufenden Jahres reduzieren sollte. Wenn die betriebswirtschaftliche Auswertung bis zum Herbst eine positive Entwicklung aufweist, kommt oft vom Steuerberater der Tipp, noch einige Investitionen vorzunehmen.

Es ist jedoch nicht sinnvoll, Investitionen nur aus steuerlicher Perspektive zu sehen, denn die Hälfte der Investitionssumme zahlt man aus der eigenen Tasche mit teurem Eigenkapital. Investitionen sollen die Ertragslage verbessern – nur dann erfüllen sie ihren Zweck. Eine unrentable Investition reduziert zwar die Steuerlast, aber ohne die Investition stünde man besser da. Der Rückfluss auf das in einer Investition gebundene Vermögen kann auf drei Wegen erfolgen: die Investition hilft, Kosten einzusparen; durch die Investition erzielt die Apotheke höhere Roherträge als vorher oder die Investition bewirkt sowohl eine Kosteneinsparung als auch eine Rohertragssteigerung.

Strategisches Kostenmanagement: Nicht aus dem Bauch heraus entscheiden

Investitionen sollten grundsätzlich nicht aus nur aus dem Bauch heraus entschieden werden. Das in der Investition gebundene Kapital kann nur durch messbare Kosteneinsparungen oder zusätzliche Roherträge (bessere Frequenz oder höhere Roherträge je Kunde) zurückgewonnen werden.

Bei einer guten Ertragslage sitzt das Geld für Investitionen manchmal zu locker, vor allem, wenn der Jahresabschluss bevorsteht. Hier gilt es, einen kühlen Kopf zu bewahren, um Fehlinvestitionen zu vermeiden. Eine Hilfestellung zur Berechnung der Kennzahlen und zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit einer Investition finden Sie auf der BWL-Navigations-CD.

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