Was in der Apotheke zum Job der Filialleitung gehört und wie der Austausch mit Inhaber*innen gelingt

Wer als Filialleitung in einer Apotheke arbeitet, hat einen verantwortungsvollen Job. Filialleitungen planen, organisieren, leiten ihr Team und sind schließlich für „ihre“ Zweigstelle verantwortlich – dabei jedoch oft an die Entscheidungen der Inhaber gebunden. Um Konflikte zu vermeiden, sollten Verantwortungsbereiche klar kommuniziert werden.

In Deutschland gibt es immer mehr Filialapotheken. Waren es im Jahr 2005 noch 1.228, sind es 2022 schon 4.713, wie das Internetportal Statista meldet. Bei bundesweit gut 18.000 Apotheken handelt es also bei rund 26 Prozent um Filialen. Der Zuwachs geht auf das Gesetz zur Modernisierung der gesetzlichen Krankenversicherung zurück, kurz: GKV-Modernisierungsgesetz. Es trat 2004 in Kraft und lockerte das Mehrbesitzverbot von Apotheker:innen. Diese dürfen nun bis zu vier Apotheken besitzen – eine Hauptapotheke und bis zu drei Filialen im Umkreis. Für die Zweigstellen müssen die Besitzer:innen jedoch eine Filialleitung finden. Für viele Angestellte ist dies die Chance auf einen Job in einer Führungsposition – doch nicht selten stehen sie damit zwischen den Stühlen. Einerseits sind sie an die Weisungen der Apothekenbesitzer*innen gebunden, andererseits für einen vorschriftsgemäßen Ablauf in der Filiale verantwortlich. Zudem müssen sich Filialleiter*innen ihre Position häufig hart erkämpfen, sowohl im Team als Führungskraft als auch gegenüber dem Apothekeninhaber beziehungsweise der -inhaberin. Das kann auf die Dauer sehr anstrengend sein und führt nicht selten zu Frust und Demotivation. Hinzu kommt, dass in vielen Fällen nicht genau geklärt ist, welche Kompetenzen die Filialleitung hat.

Wer die Filiale einer Apotheke leitet, wünscht sich klare Entscheidungskompetenzen

Dabei bietet dieser Job viele Chancen – auch für Inhaber. Gute Filialleiter*innen zu finden wird angesichts Apothekermangel und steigender Zahlen von Apothekenfilialen nämlich immer schwieriger. Die Filialleitung prägt das Bild der Apotheke nach außen entscheidend mit, sowohl in Bezug auf das fachliche als auch optische Auftreten. Es ist deshalb wichtig, Zuständigkeitsbereiche genau zu klären und sich regelmäßig über die Arbeitsabläufe in der Apotheke auszutauschen. Ein wichtiger Punkt für Apothekenbesitzer: Aufgaben an die Filialleitung abgeben und sie in Entscheidungen mit einzubeziehen. Wie aus einer Umfrage der Apothekergewerkschaft ADEXA hervorgeht, wünschen sich Filialleiter*innen nämlich genau das: mehr Verantwortung und Entscheidungskompetenz. Vor allem, wenn sie feststellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen in der Filiale nicht einhalten können, zum Beispiel aufgrund der Personalplanung der Inhaber*innen, sollten sie dringend das Gespräch suchen und mit ihnen über die Probleme sprechen – schließlich stehen beide in der Verantwortung. Lassen sich die Abläufe nicht ändern, sollte jede Filialleitung selbst entscheiden, inwieweit sie die Entscheidungen mittragen möchte.

Doppelte Anforderung für Filialleitungen in der Apotheke: den eigenen Führungsstil finden und die Erwartungen der Inhaber*innen erfüllen.

Erwartungen an den Job als Apotheken-Filialleitung klar abstecken

Wie viel Mitspracherecht die Apothekeninhaber*innen der Filialleitung geben, sollten sie im Vorfeld klar kommunizieren und im Idealfall schriftlich festhalten. Unterschieden wird dabei in drei Stufen – von wenig Handlungskompetenz bis zu einer hohen Verantwortlichkeit (siehe Tabelle). Grundlage muss dabei immer die Erfüllung der rechtlichen Voraussetzungen sein. Natürlich lassen sich auch Entwicklungsstufen festlegen, die im Laufe der nächsten Jahre erreicht werden können und sollen. Falsche, überzogene, aber auch zu geringe Erwartungen an den Job lassen sich so schnell beseitigen und beide Seiten wissen, was auf die zukommt.

Kommunikation zwischen Apothekeninhaber und Filialleitung ist wichtig

Die Festlegung von klar definierten Kompetenzen im Job ist ein wichtiger Punkt. Ein anderer ist die Zusammenarbeit, die zwischen Filialleitung und Inhaber*in strukturiert und nach möglichst genauen Regeln ablaufen sollte. Gerade zu Beginn der neuen Tätigkeit profitiert die Filialleitung beispielsweise von einem eher engmaschigen und kollegialen Feedback hinsichtlich ihrer Tätigkeit, um in ihre neue Rolle hineinzuwachsen. Aber auch Inhaber*innen profitieren vom gegenseitigen Austausch, besonders bei schon länger als Filialleitung tätigen Apotheker*innen. Filialleiter*innen kennen gerade beim dezentralen Führungsmodell ihre Kundinnen und Kunden weitaus besser als die Vorgesetzten. Die Tabelle zeigt beispielhaft, wie die Zusammenarbeit strukturiert und terminiert aussehen kann.

Die Zusammenarbeit zwischen Apothekeninhaber*in und Filialleitung sollte natürlich von Vertrautheit, Akzeptanz und Offenheit geprägt sein. Das bedeutet nicht, dass es nicht auch zu Meinungsverschiedenheiten kommen kann. Hier gilt es letztendlich, einen Konsens zu finden, und wenn das nicht möglich ist, sollten Inhaber:innen das letzte Wort haben dürfen.

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