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Wieder Wind in den Segeln

von Carl Ulrich Henneberg

Herausforderungen und Krisen bieten oft die Chance, sich neu am Markt zu positionieren. Damit der Kurswechsel gut gelingt, sollten Führungskräfte ihre Mitarbeiter an Bord holen und mutig das Steuer in die Hand nehmen.


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Die Corona-Pandemie zeigt, was schon die alten Griechen wussten: Nichts ist beständiger als der Wandel. Arbeitsorganisation, gesellschaftliches Leben, Marktgegebenheiten und Wirtschaft – plötzlich ist alles anders. Doch Wandel muss nicht negativ sein. Vielmehr heißt das, die Herausforderungen als Chance zu nutzen. Das gilt besonders für die Digitalisierung: 78 Prozent der Befragten aus der Gesundheitswirtschaft erwarten einer Studie zufolge, dass sich der Digitalisierungsprozess durch die Corona-Pandemie um mindestens zwei Jahre beschleunigen werde.1 Das gilt auch für die Apotheke. Damit das gelingt, sollten Führungskräfte ihren Mitarbeitern Orientierung bieten, um die Apotheke gemeinsam durch diese unruhigen Gewässer zu steuern.

Dem Sturm ins Auge blicken

Reden, reden und nochmal reden – Kommunikation ist besonders in schwierigen Zeiten wichtig. Und schafft die Voraussetzungen, sich mit der Apotheke in unbekannte Gewässer zu wagen. Doris Nelskamp, Expertin für Führungsthemen bei der Thomae-Akademie, sagt: „Chefs müssen sachlich informieren und die Mitarbeiter aus dem Spekulieren über mögliche Konsequenzen und die finanzielle Lage der Apotheke herausholen. Dabei kommt es vor allem auf eine lösungsorientierte Kommunikation an, bei der man die Probleme durchaus benennen sollte.“ Das bedeutet, weder die Situation zu beschönigen noch gemeinsam mit den Mitarbeitern zu jammern. Denn die sind in Zeiten wie diesen ohnehin verunsichert und machen sich Sorgen: um ihre Gesundheit, ihren Job, ihre Familie. Führungskräfte müssen diese Sorgen ernst nehmen und mit entsprechenden Maßnahmen „den Dampf rausnehmen“, wie es Nelskamp formuliert. Arbeitet das Team bereits am Anschlag, weil Mitarbeiter krank sind und die Verbliebenen noch Homeschooling und Kinderbetreuung organisieren müssen, kann es kurzfristig eine Lösung sein, die Apotheke am Samstag nicht aufzumachen, schlägt Nelskamp vor. Einfach, um die Mitarbeiter zu entlasten – wenn es die wirtschaftliche Situation erlaubt.

Flexibilität statt Aktionismus

Solche Entscheidungen verlangen Mut. Und Flexibilität. Aber auf keinen Fall blinden Aktionismus. Denn wer in einer Krisensituation zu emsiger Betriebsamkeit neigt, um möglichst schnell Entscheidungen zu treffen, der verliert die Kontrolle. Und das systematische Hinterfragen von Lösungen bleibt auf der Strecke. Stattdessen sollten Apotheken die Arbeitsabläufe auf den Prüfstand stellen: Was ist verzichtbar und was unbedingt notwendig, um das wirtschaftliche Überleben der Apotheke zu sichern? Bei diesen Fragen sollten die Mitarbeiter unbedingt an Bord sein. „Sprechen Sie im Team darüber, wie es den Beteiligten mit der Situation geht und hören Sie sich dann an, welche Lösungsvorschläge die Mitarbeiter haben. Bewerten Sie diese Vorschläge erst einmal nicht, sondern lassen sie den kreativen und offenen Austausch zu“, rät Nelskamp.

Nelskamp wünscht sich, dass die aktuellen Herausforderungen dazu führen, dass in Apotheken partizipativer geführt wird. Das heißt: dass Chefs ihre Mitarbeiter in Entscheidungen einbeziehen. Durch einen gemeinsamen Austausch, Verantwortung und ein Mitspracherecht sind Mitarbeiter im Idealfall motivierter, leistungsbereiter und zufriedener. Das funktioniert aber nur, wenn die Führungskraft auch offen mit den unternehmerischen Themen umgeht. Nelskamp nimmt die Insolvenz des Apothekenrechenzentrums AvP als Beispiel, die viele Apotheken vor finanzielle Schwierigkeiten oder sogar das Aus stellt. „Die Mitarbeiter von Apotheken, die davon betroffen sind, haben große Sorgen. In solchen Krisen kommt es darauf an, ehrlich zu sein und die Probleme auch anzusprechen, um das Vertrauen der Mitarbeiter nicht zu verlieren“, sagt Nelskamp. Erst dann können Sie gemeinsam Lösungen suchen und finden.

„Was brauchen die Patienten jetzt?“

Genau das ist im Rahmen der Corona-Krise in der Antonius Apotheke in Weinheim passiert. Als im März der erste Lockdown das Land im Griff hatte, haben Ulla Burkhardt-Weber, ihr Mann Dr. Markus Weber und Sohn Dr. Tobias Weber ihr Team versammelt und gemeinsam überlegt, wie sie sich den Herausforderungen stellen können. „Wir haben uns in die Rolle der Patienten versetzt und überlegt: Was brauchen die jetzt?“, erklärt Apotheker Dr. Markus Weber. Dabei kamen sie zu dem Ergebnis, dass besonders ältere Menschen jetzt Unterstützung benötigen. Daher hat die Antonius Apotheke zum Beispiel ihren Botendienst ausgebaut und liefert die Medikamente nicht nur zu den Kunden nach Hause, sondern holt vorab auch deren Rezepte beim Arzt ab. Um das zu bewerben, hat die Apotheke ganz klassisch in der Tageszeitung inseriert – dort, wo es die älteren Kunden auch erreicht. Weber und sein Team bekommen dafür viel positives Feedback. „Die Patienten schätzen unseren Service.“

Starker Gesundheitspartner vor Ort

Außerdem hat die Apotheke das Warenlager, sowohl OTC als auch Rx, aufgestockt, damit die Kunden direkt das bekommen, weshalb sie in die Apotheke kommen. Um genügend Desinfektionsmittel zu haben, stieß Weber die Kooperation mit einem lokalen Gin-Produzenten an. Der hatte aufgrund der Corona-Pandemie erhebliche Einbußen und genügend Zeit – die Apotheke einen enormen Bedarf. „Die Kunden standen bei uns Schlange wie vor der Eisdiele nebenan“, erinnert sich Dr. Weber. Zwar hatte die Apotheke auch Einbußen der Kundenfrequenz, als die erste Welle im März und April vorbei war, – immerhin die Hälfte aller Apotheken verzeichnete starke Rückgänge – doch danach stiegen die Kundenzahlen bei der Weinheimer Apotheke wieder. Nicht zuletzt, weil sie mit verschiedenen Anzeigen eine „Wir lieben“-Imagekampagne gestartet hat. Wir lieben Schnelligkeit. Wir lieben Beratung. Wir lieben Apotheke. Wir lieben Wissenschaft. „Damit wollten wir klarmachen, wie wichtig es ist, bei den Vor-Ort-Apotheken zu kaufen und nicht im Internet“, sagt Dr. Weber. Zumindest bei der Antonius Apotheke hat das funktioniert.

Niemals ohne einen Plan

Jede Krise bietet auch Chancen, so Steuerberater Günter Fartaczek, der bei der Thomae-Akademie zu betriebswirtschaftlichen Themen referiert. „Wer die Zeichen der Zeit erkennt und sich jetzt gut aufstellt, kann als Gewinner aus dieser herausfordernden Zeit gehen“, ist er sich sicher. Einen Plan zu haben, statt auf Sicht zu fahren, ist für ihn dabei entscheidend. Vor allem für Apotheken, die in eine Liquiditäts- und Ertragskrise geraten sind, ist eine nachhaltigere Unternehmensstrategie erforderlich, um die Leistungsfähigkeit wiederherzustellen und damit eine stabile Ertrags- und Finanzlage zu sichern. „Vor allem was die digitalen Herausforderungen angeht, konnten wir in den vergangenen Monaten eine enorme Lernkurve feststellen. Die Corona-Pandemie hat wie ein Brennglas gewirkt, das uns zeigt, was im Argen liegt und wo wir jetzt anpacken müssen.“


Hutter und Donner

Dass die aktuelle Pandemie vor allem im Bereich Digitalisierung als Beschleuniger wirkt, das haben auch Unternehmer aus anderen Bereichen festgestellt: In einer Umfrage gaben 70 Prozent an, dass sie überzeugt sind, dass die Corona-Pandemie das Tempo der digitalen Transformation beschleunigen wird.3 Doch nicht nur die Corona-Pandemie stellt uns alle vor Herausforderungen. Fachkräftemangel, Digitalisierung und eine veränderte Nachfrage treiben den Wandel voran. Jetzt sollten Sie sich fragen: Wie können Kunden fester an die Vor-Ort-Apotheke gebunden und die Zahl verkaufter Packungen gehalten werden? Was tun wir, um den Apothekenumsatz nicht an andere Wettbewerber oder den Versandhandel zu verlieren? Fartaczek sieht n Zeiten des Fachkräftemangels insbesondere die Stärkung des Apothekenteams als einen Weg zum Erfolg. Aber auch die Chancen, die in der Digitalisierung liegen und die vielfältigen Möglichkeiten der Kommunikation mit Kunden über neue Kanäle wie Social Media sind wichtige Steuerelemente zur Sicherung der finanziellen Grundlagen einer Apotheke.

Fördermittel für digitale Investitionen

Wenn Kunden ab 2022 schließlich überall ihre E-Rezepte nutzen, muss die Online-Präsenz der Apotheke gut funktionieren. Auch der Botendienst muss so strukturiert sein, dass er noch am selben Tag ausliefern kann. Der Weg dahin wird Zeit und Geld kosten. Vor allem bei digitalen Investitionen gibt es passende Fördermittel, weiß der Steuerberater. Zum Beispiel das Programm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“ der Bundesregierung (BMWI). „Informieren Sie sich am besten bei Ihren Beratern oder der Hausbank, die für Sie in Frage kommende Fördermittel des Bundes und der Länder auswählen und bei der Beantragung unterstützen können“, rät Fartaczek. Wichtig ist auch hier, einen Investitions- und Finanzplan aufzustellen und mit dem Investitionsvorhaben erst zu beginnen, wenn der Antrag gestellt ist.

Apropos Fördermittel: Laut einer Umfrage der apoBank haben in den ersten Monaten der Pandemie lediglich 5 Prozent der Apotheken auf staatliche Corona-Hilfen zurückgreifen müssen, zwei Drittel planen auch künftig keine Inanspruchnahme.4 Während jedoch zu Beginn der Pandemie nicht absehbar war, dass auch Apotheken von Kurzarbeit betroffen sein könnten, wurde das im Verlauf des Jahres für einige Betriebe relevant. Immerhin mehr als 10 Prozent der Apothekenmitarbeiter gaben in einer nicht-repräsentativen Umfrage an, in den Monaten Mai und Juni in Kurzarbeit gewesen zu sein,5 etwa weil aufgrund von Präventionsmaßnahmen nur noch in festen Teams gearbeitet wurde oder weil das Personal zu knapp war. Sinnvoll könnte es sein, Kurzarbeit zumindest anzumelden, falls der Betrieb doch vorübergehend geschlossen werden müsste. Das sollten Apotheken am besten mit ihrem Steuerberater abklären.

Um die Apotheke bestmöglich durch schwierige Gewässer zu navigieren, müssen Führungskräfte daher das richtige Gleichgewicht finden zwischen klaren Vorgaben und einem offenen Ohr. Zwischen reden und zuhören. Fartaczek sagt: „Wer gemeinsam mit seinen Mitarbeitern an den Herausforderungen und Chancen für die Zukunft arbeitet, ist auf einem guten Weg.“ Und schließlich wissen die Apothekenteams am besten, was die Kunden brauchen. Mit kreativen Ideen und Mut, diese auch umzusetzen, kann der Kurswechsel in den Apotheken gelingen. Volle Fahrt in Richtung Zukunft. 

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