Checkliste: So delegieren Sie Aufgaben in der Apotheke sinnvoll

Reklamationen, Vertragsverhandlungen und natürlich das Tagesgeschäft: Apothekenleiter*innen müssen viele Vorgänge organisieren. Doch was muss wirklich von der Führungskraft erledigt werden und wie delegieren Sie Aufgaben sinnvoll? Ein Überblick mit Checkliste.

Viele Apothekenleiter*innen fühlen sich für alles verantwortlich. Kein Wunder, sie haben viel Herzblut und Engagement in ihre Apotheke gesteckt. Doch wer auf Dauer sein Geschäft erfolgreich führen will, muss delegieren, sprich: Aufgaben und Verantwortung an andere abgeben. Das ist gar nicht so leicht, vor allem wenn es um die Abgabe von Verantwortung geht, schließlich liegt die Gesamtverantwortung letzten Endes immer beim Chef/bei der Chefin. Wie viel Entscheidungsverantwortung sollte den Mitarbeitenden also übertragen werden? Und welche Spielregeln gibt es bei der Verteilung von Aufgaben zu beachten, wenn einem gerade alles über den Kopf wächst?

Tagesaufgaben sinnvoll delegieren

Es gibt Tage, die viel zu wenige Stunden haben, um all das zu schaffen, was man sich vorgenommen hat. Hier ist es sinnvoll, sich einen Überblick über alle anfallenden Aufgaben zu verschaffen und diese zu priorisieren. „Prio“ bedeutet „vor“, sprich: Welche Aufgabe hat Vorrang? Apothekenleiter*innen sollten also eine bewusste Auswahl treffen, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge und von welcher Person bearbeitet werden sollen. Hier kann die Matrix nach Eisenhower helfen.

Nach dem Eisenhower-Prinzip gibt es vier Prioritätenklassen:

• Priorität A: Wichtig und dringend
• Priorität B: Wichtig
• Priorität C: Dringend
• Priorität D: Weder wichtig noch dringend

Wer seine Prioritäten nach dieser Methode festlegt, wird sehr schnell merken, wie oft und lange man sich mit Aufgaben besonders aus dem Quadrat C oder gar D aufhält. Das Geheimnis erfolgreicher Menschen liegt aber darin, sich beim Ziel- und Zeitmanagement auf die Aktivitäten in den Quadraten A und B zu konzentrieren. Der Schlüssel liegt nicht darin, Prioritäten für das zu setzen, was auf Ihrem Terminplan steht, sondern darin, Termine für Ihre Prioritäten festzulegen. Zudem kann man die Aufgaben in „KERN-“ und „GERN“-Aufgaben einteilen und sich ehrlich fragen: Welche Aufgaben sind als Chef*in meine Kernaufgaben, welche Aufgaben mache ich zwar gerne, könnten aber delegiert werden? Oder möchte ich ganz bewusst einer bestimmten „Gern“-Aufgabe nachgehen? Dann schaffen Sie sich gezielt Freiräume dafür. Das gelingt, wenn man langfristig denkt. Denn gerade beim Thema Dringlichkeit gibt es einen Trugschluss: Als Chef*in ist man dazu geneigt, gewisse Aufgaben selbst zu erledigen, weil man sie schnell abhaken möchte. Hier sollte jedoch langfristig gedacht werden: Zwar kostet es zunächst Zeit, einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin die Aufgabe zu erklären und die Person einzulernen, auf lange Sicht bringt es jedoch einen größeren Nutzen und Zeit für andere Tätigkeiten.

So teilen Sie mit den Prioritätenklassen Aufgaben ein:

Priorität A, also an erster Stelle, stehen die Dinge, die heute erledigt werden müssen, weil sie wichtig und dringend sind. Sie sollten von Ihnen selbst ausgeführt werden. Zu den A-Aufgaben zählt beispielsweise eine Reklamation einer Arztpraxis, die schnell und mit hoher Priorität bearbeitet werden muss. Aber auch Prestige- oder Imageangelegenheiten wie persönliche Einladungen oder die Vorstellung einer Geschäftsidee bei einem neuen Partner sind Chefsache.

Priorität B sind Dinge, die wichtig sind, aber nicht unbedingt heute, also dringend, erledigt werden müssen. Eine B-Aufgabe ist beispielsweise eine Zielvereinbarung, die Sie mit einem Mitarbeiter für das Folgejahr treffen wollen. Es ist wichtig, diese Ziele zu besprechen. Legen Sie einen gemeinsamen Termin fest. Dringend ist die Sache damit erst einmal nicht mehr, sie bleibt aber wichtig. Ein Tipp: Täglich auch B-Aufgaben erledigen, damit sie nicht irgendwann zu A-Aufgaben werden.

Priorität C sind Dinge, die vermeintlich dringend sind, aber nicht wichtig. Die Zusage zu einer Fortbildungsveranstaltung muss beispielsweise bis zu einem gewissen Stichtag erfolgen. Das ist heute dringend, kann aber auch von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter erledigt werden. Delegieren Sie heute die Aufgabe, deren Erledigung für Sie nicht wichtig ist.

Priorität D sind Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Diese Dinge können delegiert, abgesagt oder in Ablage P wie Papierkorb platziert werden. Nicht benötigte Werbeangebote oder Zeitschriften, unnötige Mails … Beschäftigen Sie sich erst gar nicht damit.

Vorgänge organisieren: Die Kunst der Aufgabenverteilung

Wenn Ihnen klar geworden ist, welche Aufgaben Sie delegieren können, gilt es nun herauszufinden, welche Personen sich dafür eignen. Sinnvoll ist es, den Mitarbeitenden Aufgaben zu übertragen, die zu ihren Stärken und Kompetenzen passen. Legen Sie dazu Karteikärtchen für alle Mitarbeitenden an und schreiben Sie deren Stärken und Qualifikationen auf. Dann fordern Sie die jeweiligen Personen auf, das Gleiche für sich selbst zu tun. Jede*r soll seine persönlichen Stärken auf einer Karteikarte notieren. Gleichen Sie die Ergebnisse anschließend ab. Sind diese mit Ihrer Einschätzung deckungsgleich, dann wissen Sie, wem Sie welche Aufgabe anvertrauen können. Sind Sie nicht deckungsgleich, fällt Ihr Augenmerk möglicherweise auf Fähigkeiten, die Sie bei der betreffenden Person bisher noch nicht wahrgenommen haben. Auch das ist eine Bereicherung für Ihre Führung. Verfügt ein*e Mitarbeiter*in (noch) nicht über die benötigten Kompetenzen für die Erledigung gewisser Aufgaben, kann es sinnvoll sein, in Weiterbildungsmaßnahmen zu investieren.

Verantwortung delegieren

Wer nur Aufgaben abgibt, aber keine Verantwortung überträgt, wird höchstwahrscheinlich wenig Zuspruch ernten. Die Mitarbeitenden fühlen sich kontrolliert und sind schnell demotiviert. Auf der anderen Seite obliegt die Gesamtverantwortung immer der Führungskraft. Deshalb müssen Apothekenleiter*innen genau abwägen, wie viel Entscheidungsverantwortung sie ihren Mitarbeitenden übertragen und dies klar kommunizieren. Routineaufgaben können beispielsweise problemlos delegiert werden und bedürfen wenig bis keinerlei Rücksprach. Bei größeren Aufgaben sollten Sie Zeitplan, Ziel sowie Termine für Rücksprachen genau festlegen.

Checkliste: So delegieren Sie sinnvoll

• Erstellen Sie eine Liste aller zu bewältigen Aufgaben
• Priorisieren Sie die Aufgaben: Was ist wichtig und dringend? Was ist wichtig, aber nicht dringend? Was ist dringend, aber nicht wichtig? Und was können Sie gleich wieder von der Aufgabenliste streichen, weil es weder wichtig noch dringend ist?
• Seien Sie ehrlich: Was gehört als Apothekenleitung zur Ihren Kernaufgaben? Wo halten Sie sich mit „Gern“-Aufgaben auf?
• Wenn Ihnen klar ist, welche Aufgaben Sie delegieren können, überlegen Sie, welche Mitarbeiter*innen dafür geeignet sind – am Besten in Teamarbeit
• Kommunizieren Sie klare Verantwortungsbereiche und Entscheidungskompetenzen und legen Sie gegebenenfalls angemessene Zeiträume für Rücksprachen fest. Über- oder unterfordern Sie die Mitarbeitenden dabei nicht.
• Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitenden, aber stellen Sie sicher, dass sie über das notwendige Knowhow und über Ressourcen verfügen, um die Aufgaben in Ihrem Sinne erledigen zu können.

Warum sich delegieren lohnt

Natürlich liegt es auf der Hand: Wer Aufgaben sinnvoll delegiert, hat selbst mehr Zeit für andere Tätigkeiten. Aber auch die Person, der Aufgaben übertragen werden, profitiert davon. Mitarbeitende, die ihre Stärken und Kompetenzen im Arbeitsalltag einbringen und bis zu einem gewissen Grad Eigenverantwortlich handeln können, sind in der Regel motivierter und zufriedener im Job – und davon profitiert das gesamte Apothekenteam.

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