Betriebswirtschaftliche Kennzahlen für den Erfolg - mehr als nur Zahlensalat
Im Apothekenalltag kommt es darauf an, den Überblick über die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen zu behalten. Das hilft, den eingeschlagenen Kurs beizubehalten und macht rechtzeitig auf kritische Entwicklungen aufmerksam. Wer die Kennzahlen kennt und das OTC-ABC beherrscht, kann sich diese Frage schnell selbst beantworten und weitere Maßnahmen zur Ertragssteigerung treffen.
Im Apothekenalltag kommt es wie im Einzelhandel darauf an, den Überblick über die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen zu behalten. Nur so weiß man, ob der eingeschlagene Kurs beizubehalten ist. Außerdem wird man so rechtzeitig auf kritische Entwicklungen aufmerksam gemacht. Damit gewinnt die Apothekenleitung Handlungsspielraum.
Um den aktuellen Überblick zu bekommen, benötigen Sie Daten aus drei Quellen: Die Datenkasse/Warenwirtschaft liefert die Anzahl der verkauften Packungen und die Anzahl der Kunden. Aus der Rezeptabrechnung lässt sich der GKV-Umsatz ermitteln. Und in der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) findet man den Nettoumsatz sowie den Rohertrag, die Personal- und die Gesamtkosten eines Monats.
Das verrät der Deckungsbeitrag über die Ertragslage
Mithilfe einer Deckungsbeitragsrechnung kann man eine höhere Transparenz für die Ertragslage schaffen und die Grundlagen für betriebswirtschaftliche Entscheidungen verbessern. Die Deckungsbeitragsrechnung unterscheidet variable und fixe Kosten. Variable Kosten verändern sich mit der Anzahl der verkauften Packungen. Der wichtigste Bestandteil der variablen Kosten einer Apotheke ist der Wareneinsatz. Weitere variable Kosten sind beispielsweise Zugaben oder Kundenzeitschriften.
Da auf beide Positionen kein hoher Anteil der Gesamtkosten entfällt, werden diese aus Vereinfachungsgründen den Fixkosten zugerechnet. Fixkosten fallen unabhängig von der Anzahl der verkauften Packungen an. Dazu zählen Raummieten, Abschreibungen oder Versicherungsprämien. Personalkosten nehmen eine Sonderstellung ein: Bezogen auf die gesamte Apotheke sind diese Kosten fix, weil sie für die in einem Monat geleistete Arbeitszeit anfallen (unabhängig von der Anzahl der abgegebenen Packungen).
Für eine Rentabilitätsanalyse nach Sortimenten sind die Personalkosten jedoch variabel, weil das Personal kurzfristig zur Unterstützung bestimmter Sortimente eingesetzt werden kann. Die Deckungsbeitragsrechnung dient zur Überwachung der Rentabilität. Und ist zweckmäßig für das Filial-Controlling der Apotheke.
Die Deckungsbeitragsrechnung: In drei Stufen gegliedert
Die Deckungsbeitragsrechnung ist in drei Stufen gegliedert: Zunächst wird von den Erlösen (Nettoerlös nach Abschlag und ohne Mehrwertsteuer) der Wareneinsatz abgezogen, um den Deckungsbeitrag (DB) 1 zu erhalten. Der DB 1 zeigt, welche Marge die Apotheke im letzten Monat, beziehungsweise seit Jahresbeginn, erzielt. Für die Zuverlässigkeit der Ergebnisse ist es wichtig, nicht vom Wareneinkauf, sondern vom Wareneinsatz auszugehen.
Der Wareneinsatz ergibt sich aus der Formel: Wareneinsatz plus Warenbestand zu Monatsbeginn minus Warenbestand am Monatsende. Bei dieser Vorgehensweise werden die Bestandsveränderungen zeitnah erfasst.
Betriebswirtschaftliche Kennzahlen: Wie der Deckungsbeitrag berechnet wird
Im nächsten Schritt werden die Personalkosten vom DB 1 abgezogen und ergeben den DB 2. Die Personalkosten fallen zwar in ähnlicher Höhe in jedem Monat wieder an. Sie können jedoch kurzfristiger an die aktuelle Wirtschaftslage angepasst werden, als das beispielsweise bei den Abschreibungen oder den Raumkosten der Fall ist.
Die verbleibenden Betriebskosten fallen unabhängig von der Anzahl der abgegebenen Packungen oder der Anzahl der bedienten Kunden an. Zusammengefasst ergeben sie die Fixkosten, die jeden Monat wieder durch den DB 2 erwirtschaftet werden müssen. Zieht man die Fixkosten von dem DB 2 ab, verbleibt der DB 3.
Nach Berücksichtigung des neutralen Ergebnisses, der Zinserträge und Zinsaufwendungen ergibt sich das Ergebnis nach Steuern, aus dem im nächsten Schritt noch die Gewerbesteuer zu zahlen ist. Das Ergebnis nach Gewerbesteuer fasst den Ertrag zusammen, der von den Erlösen nach Abzug aller steuerlich abzugsfähigen Ausgaben und der Gewerbesteuer übrigbleibt.
Wie erfolgreich ist meine Apotheke im Sichtwahlbereich wirklich? Wer die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen kennt und das OTC-ABC beherrscht, kann sich diese Frage schnell selbst beantworten und weitere Maßnahmen zur Ertragssteigerung treffen. Sanofi bietet dafür eine Reihe von Live-Online-Fortbildungen mit erfahrenen Expert:innen an.