Betriebswirtschaft verhilft Ihnen zum Erfolg

Sie haben Pharmazie studiert, um zur Prävention und Heilung von Krankheiten beizutragen, Medikamente herzustellen und Menschen zu beraten. Nicht, um jeden Tag darüber nachzudenken, wie Sie Ihren Gewinn maximieren können. Doch regelmäßig Zeit und Hirnschmalz in das BWL-Grundlagen zu investieren, bringt sie wirtschaftlich voran. Eine Apotheke ist eben auch ein Unternehmen, und die Betriebswirtschaft daher nicht wegzudenken.

„Viele junge Apotheker:innen haben keinen Überblick über die betriebswissenschaftlichen Zusammenhänge von Preiskalkulation, Frequenz, Umsatz, Einkauf, Fixkosten und Gewinn“, gibt der Betriebswirtschaftler Dr. Wolfgang Franzen zu bedenken.

Im Studium spielt Betriebswirtschaft in der Apotheke keine Rolle

Viele Pharmazie-Studierende nehmen im Rahmen des Studiums nur einen halben Tag BWL-Einführung eines Steuerberaters der Treuhand wahr. Einige haben auch die Möglichkeit, freiwillig Kurse zu besuchen, die gemeinsam mit der BWL-Fachschaft organisiert wurde. Doch das ist kein Muss und geht zwischen allen anderen Studieninhalten, Praktika, Jobs und Prüfungen leicht unter. So werden viele erst dann wieder mit BWL-Grundlagen konfrontiert, wenn es um die Übernahme oder Gründung einer Apotheke geht – oder wenn in der Apotheke, in der sie tätig sind, finanzielle Probleme auftauchen.

Für alle gilt: Mit einem soliden Grundwissen über wichtige Kennzahlen und mit einem regelmäßigen Check der eigenen Situation lässt sich viel Leid verhindern. Dieses Wissen zu erlangen, ist auch in Wochenend- und Online-Fortbildungen sowie als Inhouse-Coaching möglich. Solche Angebote bietet auch die Thomae-Akademie.

Typische BWL-Irrtümer unter Apotheker:innen

Dr. Wolfgang Franzen nennt einige Annahmen über erfolgreiches Apothekenmanagement, die ihm immer wieder begegnen, wenn er Apotheker:innen schult – und die nichtsdestotrotz falsch sind.

Erstens: Je billiger, desto beliebter

Viele Apotheker:innen sind verunsichert durch die Sonderangebote und Aktionen der Versandapotheken. Der Konkurrenzdruck regt sie dazu an, überaktiv zu werden. Dann setzen sie zum Beispiel auf Schnäppchen, ohne ein weitergehendes Konzept solcher Aktionen zu verfolgen. „In manchen Regionen, gerade in Großstädten um den Bahnhof herum, gibt es einen erbitterten Preiskampf“, berichtet Franzen. Aber: Damit ködert man allenfalls Laufkundschaft, gewinnt aber keine regelmäßigen Kund:innen. Und über günstige Preise alleine können Apotheken sich nicht gegen Onlineapotheken, Reformhäuser und Drogeriemärkte durchsetzen. Daher dürfen Preise nicht aus Angst vor Konkurrenz festgelegt, sondern aufgrund von BWL-Rechnungen gemacht werden.

Zweitens: Nur den Umsatz, nicht den Rohertrag im Auge behalten

Der Umsatz einer Apotheke sieht zunächst beachtlich aus. Fast 2,8 Millionen Jahresumsatz erwirtschaftete die durchschnittliche deutsche Apotheke im Jahr 20201. Das klingt nach Wohlstand und süßem Leben. Aber: 60 Prozent der Apotheken blieben darunter, teilweise deutlich. Und zieht man dann noch in Betracht, dass pro Apotheke durchschnittlich 2,2 Millionen Wareneinsatz anfielen, zeigt sich: Richtig kalkulieren will gelernt sein.

Die Treuhand Hannover GmbH, Steuerberatung für Heilberufe, klammerte in ihrer Kalkulation die laufenden Kosten aus und erhielt einen durchschnittlichen Jahres-Rohertrag pro Apotheke von 624.000 Euro. Als steuerliches Betriebsergebnis (vor Steuern) blieben der durchschnittlichen Apotheke 168.000 Euro. Diese finanzierten das Bruttogehalt der Apothekenleitung inklusive Krankheits- und Altersvorsorge sowie Investitionen in die Apotheke.

Mit Blick auf diese Zahlen empfiehlt Dr. Wolfgang Franzen, vor jeder größeren Investition deren Verhältnis zum Rohertrag zu kalkulieren. „Vom Umsatz machen die Personalkosten oft nur 15 oder 20 Prozent aus, gemessen am Rohertrag jedoch durchschnittlich 40 bis 50 Prozent“, nennt er ein Beispiel. „Sie sind somit der größte Posten bei den wiederkehrenden Fixkosten.“ Wer BWL-Grundlagen in seiner Apotheke fest verankert und damit richtig kalkuliert, weiß von vornherein, wann und in welchem Umfang die Einstellung eines weiteren Teammitglieds sinnvoll ist.

Drittens: Teure Medikamente gleich großer Erfolg

„Von manch einem hochpreisigen Medikament, das 10.000 bis 15.000 Euro Umsatz bringt, bleiben der Apotheke nur 300 oder 400 Euro Rohertrag“, informiert Franzen. Daher lohnt es sich, den Überblick über die Handelsspannen zu behalten und auch bei den Einkaufskonditionen zu überprüfen, welche wirklich attraktiv sind.

Viertens: Jeder Kund:innenbesuch ist ein Gewinn

Hier ist wichtig zu beachten, dass sich der Kund:innenbesuch erst lohnt ab dem Moment, in dem ein:e Patient:in ein rezeptpflichtiges Medikament abholt, die Zuzahlung entrichtet und zusätzlich ein OTC-Produkt erwirbt. Dieses Wissen hilft, sich nicht in zu lange Gespräche mit Kund:innen verwickeln zu lassen, die offensichtlich nur Wissen abgreifen, nichts kaufen möchten. Es kann auch dazu beitragen, die Beratung zu optimieren.

Erfolgstipp: Betriebswirtschaft in der Apotheke gezielt einsetzen

Ein wichtiger Baustein der Erfolgsplanung jeder Apotheke ist, sich mit der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) auseinanderzusetzen. Diese müssen Sie nicht allein erstellen. Ihr:e Steuerberater:in kümmert sich gerne darum. Allerdings lohnt es sich auch als Apotheker:in, die eigene BWA im Detail zu kennen und zu verstehen. „Wenn Sie in der Lage sind, die Ertragslage und die Kostenstruktur mit Hilfe der BWA zu beurteilen, können Sie Alarmsignale frühzeitig erkennen und darauf reagieren“, ermutigt Dr. Wolfgang Franzen alle Apotheker:innen.

Tipp: Zeitreihe der letzten Reihe betrachten

Einen weiteren Erfolgstipp gibt Dr. Wolfgang Franzen Apothekenleiter:innen mit auf den Weg: „Am besten betrachten Sie die Zeitreihe der letzten drei Jahre mit der Vermögensentwicklung, also dem Anlage- und Umlaufvermögen. Mit der gleichen Methode untersuchen Sie die Entwicklung des Eigen- und Fremdkapitals.“ Dabei liefern die Kennzahlen „Eigenkapitalquote“, „Verschuldungsgrad“ und „Kapitalumschlag“ Vergleichsmaßstäbe, mit denen Sie die finanzielle Gesundheit Ihrer Apotheke beurteilen können. Selbst, wenn sie beeinträchtigt ist, können Sie meistens noch rechtzeitig gegensteuern. Kosten minimieren, sich neue Gewinnquellen erschließen – all das kann helfen, auf Erfolgskurs zu kommen.

Wer im Pharmazie-Studium wenig zu Betriebswirtschaft in der Apotheke gehört hat, kann dies in Coachings jederzeit nachholen. Mit Blick auf den nachhaltigen Erfolg und Bestand Ihrer Apotheke sollten Sie daher prüfen, ob Sie anhand von Kennzahlen und BWL-Rechnungen kalkulieren oder eher aus dem Bauch heraus. Wenn Letzteres zutrifft, sollten Sie sich der Betriebswirtschaft schnellstmöglich zuwenden. Und Sie werden sehen: Je tiefer Sie in die Materie eindringen, desto mehr Freude werden Sie haben bei Ihren Kalkulationen.

Zur Vertiefung empfehlen wir Ihnen diese Live-Online-Fortbildung

Betriebswirtschaftliche Grundbegriffe verständlich erklärt

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