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Auf ins nächste Level

Die Apothekenleitung kann sich nicht um alles kümmern – muss sie auch gar nicht. Eine zusätzliche Teamleiter-Ebene gibt den Mitarbeitern Gestaltungsspielräume, sorgt für mehr Zufriedenheit und erhöht die Produktivität. Man muss nur wissen, worauf es ankommt.

PTA lieben ihren Beruf: Abwechslungsreichtum, vielfältige Aufgaben, Sinnhafigkeit („Ich kümmere mich um Menschen“), nette Teams und nicht zuletzt der Kontakt mit den Kunden sind die am häufigsten genannten Gründe für den Spaß am Job. In einer Umfrage des Bundesverbandes der PTA nannten zudem 98 Prozent der Befragten das Stichwort „Gestaltungsspielräume“ als einen wichtigen Faktor für ihre Arbeitszufriedenheit. Aktive Mitbestimmung steht allerdings nicht auf der Liste – dabei wäre das die ideale Möglichskeit, sich die ersehnten Freiräume zu schaffen. Doch eine mittlere Führungsebene existiert in den wenigsten Apotheken, die Kompetenzentwicklung in diese Richtung ist in der Grundausbildung der PTA nicht vorgesehen.

Zumindest bisher – denn die Rolle der PTA ist im Wandel: Längst hat sich das Aufgabenfeld von der reinen Assistenztätigkeit zu einem vielseitigen und verantwortungsvollen Beruf entwickelt. Mit zunehmender Berufserfahrung suchen immer mehr PTA nach Möglichkeiten, Verantwortung zu übernehmen. Am Anfang steht meist die Spezialisierung auf einen Bereich, beispielsweise die Kosmetik. Dabei stellt sich aber schnell die Sinnfrage: Was bringt mich beruflich wirklich weiter? Fehlen Mitarbeitern die Perspektiven, ist Unzufriedenheit vorprogrammiert und der Wechsel zu einem anderen Arbeitgeber wird zur attraktiven Option. Dagegen können Apothekenleitungen etwas tun: Sie sollten das vorhandene Potenzial nutzen – indem sie kompetenten Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich mehr ins Unternehmen einzubringen. Motivierte Teamleitungen etwa können Teams zu Höchstleistungen anspornen. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Gesamtstimmung aus, sondern auch auf den Kundenkontakt und den Gewinn.

Rohdiamanten zum Glänzen bringen

Auch in anderer Hinsicht profitiert die Apothekenleitung: Besteht die Bereitschaft, Strukturen zu verändern, Verantwortung abzugeben und für Führungsaufgaben geeignete Mitarbeiter zu fördern, kann das die Leitung entlasten. Apothekerin und Thomae-Akademie-Referentin Doris Nelskamp hat bereits viele PKA, PTA und Apothekenleiter beim Ausbau ihrer Führungskompetenz begleitet. Sie plädiert für eine Stärkung der Mitarbeiterverantwortung: „Die Voraussetzungen in Apotheken sind gut: Die Arbeitsmotivation ist hoch. Denn der Wunsch, Menschen zu helfen, ist ein starker Antrieb. Und die Teams verfügen über jede Menge Fachkompetenz. Stellt man fest, dass bei einem Mitarbeiter sowohl das Potenzial als auch der Wunsch nach Verantwortungsübernahme gegeben ist, lohnt es sich, ihn zu fördern.“ Den Chefs sei nicht immer klar, welche Rohdiamanten in ihren Teams schlummern, die das Potenzial zum Hochkaräter haben.

Um eine Teamleitungsrolle zu übernehmen, müssen PTA mit Führungsambitionen die richtigen Voraussetzungen mitbringen. Vor allem die Lust auf Verantwortung ist unverzichtbar. „Die PTA muss führen wollen und für die neue Rolle bereit sein“, sagt dazu Doris Nelskamp. „Wer zufrieden damit ist, andere zu unterstützen, wer nicht den Drang hat, Dinge voranzutreiben oder wer nicht willens ist, Zeit und Mühe in seine Weiterentwicklung zu investieren, kann keine Führungsrolle einnehmen einnehmen – so talentiert er oder sie auch im Umgang mit den Kunden sein mag“, gibt die Referentin der Thomae-Akademie zu bedenken.

Neben dem Willen, sich weiterzuentwickeln, sollte die HV- Leitung natürlich Freude am Beraten und Empfehlen haben und über Durchsetzungskraftverfügen. Gute Kommunikationsfähigkeiten runden das Anforderungsprofil ab.

Den eigenen Weg finden

Zu guter Letzt stehen bei der Suche nach der Idealbesetzung die Persönlichkeitsmerkmale des betreffenden Mitarbeiters im Fokus. Einer extrovertierten PTA, die im Handverkauf tätig ist, fällt es oft leichter, Menschen zu begeistern. Doch auch andere Persönlichkeitstypen können zu erfolgreichen HV-Leitungen heranwachsen. Weder beim Aufbau von Führungskompetenz noch beim Führen selbst geht es um Konformität. Zentral ist, dass die Potenziale und Anforderungen zueinander passen und dass man sich ein klares Ziel setzt.

Stimmen die Grundvoraussetzungen, gilt es im nächsten Schritt zu klären, mit welchen Anforderungen die Führungsrolle verbunden ist und ob sich die Kandidaten darin wieder finden.

Die richtigen Rahmenbedingungen

Hier sind nicht nur PTA und Apothekenleitung gefragt. Im Idealfall wird das gesamte Team einbezogen: Welche Erwartungen haben Team und Apothekenleitung an die Führungskraft in spe? Wie ist die Rollenverteilung bislang geregelt? Was braucht das Team, um erfolgreich zu sein? Erst der Abgleich von Potenzialanalyse und Rollendefinition gibt Aufschluss über den individuellen Entwicklungs- und Weiterbildungsbedarf. Ein Chef, der Führungsverantwortung teilen will, muss dabei selbst führen und die richtigen Rahmenbedingungen schaffen. Dazu gehören klare Zielvorgaben, Ermutigung und auch Förderung. Transparente Entscheidungen helfen, Konflikte zu vermeiden. „Holen Sie bei Veränderungen alle Teammitglieder mit ins Boot, erläutern Sie Ihre Ziele. Klären Sie, wer die Teamleiterrolle übernimmt, und geben Sie den Mitarbeitern Raum, ihre Erwartungen zu formulieren“, rät Coach Doris Nelskamp. Auch die Frage, wie jeder im Kollegenkreis seine Ziele erreichen will, gilt es in diesem Zusammenhang zu besprechen.

Dabei kann es durchaus nötig werden, den eigenen Führungsstil zu reflektieren. „Um eine Veränderung erfolgreich und nachhaltig umzusetzen, muss man nicht auf der Verhaltensebene ansetzen, sondern auf der Motivationsebene – in den Köpfen der Mitarbeiter und im eigenen.“

Die Leitung sollte sich fragen:

  • Pflegen wir eine offene Unternehmenskultur, in der Auseinandersetzungen mit heiklen Themen wie Teamdynamiken, Motivation und Rollenerwartungen überhaupt möglich sind?
  • Was denken und wissen die Mitarbeiter über unsere Unternehmenswerte und -ziele?
  • Lässt meine Art des Führens eigenverantwortliches Arbeiteen zu, können die Mitarbeiter ihre Potenziale bestmöglich entfalten, aus Fehlern lernen und die Unternehmenskultur mittragen?

„Was Mitarbeiter brauchen, wissen sie selbst am besten – fragen Sie sie“, empfiehlt Doris Nelskamp. Diese Offenheit ist ein sehr anspruchsvoller Weg, daher kann die Begleitung durch einen Coach sinnvoll sein.

Als Teamleitung sind PTA mit veränderten Anforderungen konfrontiert: Sie übernehmen neue Aufgaben, müssen einen Führungsstill finden, der zu ihnen und ihrem Team passt, ihr Zeitmanagement modifizieren und vieles andere mehr. All diese Dinge kann man sich aneignen, aber jeder hat andere Lernfelder – den idealtypischen Weiterbildungsweg gibt es nicht. Einige Grundsätze sollte aber jede PTA beherzigen, sagt Doris Nelskamp: „Es geht weniger darum, dass die Führungskraft den Mitarbeitern sagt, wie sie arbeiten sollen. Idealerweise hilft sie ihrem Team mit geeigneten Maßnahmen bei der Entwicklung, sodass es eigenständig daran arbeitet, die Unternehmensziele zu erreichen.“

Geteilte Verantwortung, nachhaltiger Erfolg

Damit die neue Rollenverteilung in der Offizin gelingt, müssen alle am selben Strang ziehen: Apothekenleitung, Team und PTA. Der Aufwand lohnt sich: „Die Erfahrung zeigt: Gut geführte Teams mit einer HV-Leitung sind erfolgreicher und motivierter. Sie haben klare Verantwortlichkeiten und Ziele und kennen den Weg dorthin. Im Resultat verbessern sich Kundenbindung und Teamzufriedenheit fast von selbst“, sagt Doris Nelskamp. Mit der Motivation der Mitarbeiter steigt auch der Gewinn. Und nicht zuletzt machen vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten die Apotheke attraktiver für den Nachwuchs. Das sind unschlagbare Argumente für eine mittlere Führungsebene in Apotheken.

Seminartipps:

Fit für Führung als PTA/PKA, Basis-und Aufbauseminar

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Leitung: Doris Nelskamp
Termine Basisseminar: 26. April in Berlin, 20. Juni in Köln, 13. September in Mainz, 15. November in Stuttgart
Die Aufbauseminare finden gleich am nächsten Tag statt!
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Mit Motivation und Teamarbeit zu mehr Freude am Verkauf – in diesem Seminar erhalten Sie das nötige Rüstzeug. Sie lernen, wie Sie als HV-Leitung Teamdynamiken erkennen und steuern. Denn gemeinsam sind Sie stark. Nutzen Sie diese Stärke, um auch Ihre Kunden von Zusatzempfehlungen zu begeistern.
Leitung: Dr. Eva Brandt und Doris Nelskamp
Termine: 24. April in Mainz, 22. Juni in Köln, 10. September in Hamburg
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