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Als Mitarbeiterin eine Teambesprechung leiten

„Ich begrüße euch recht herzlich“

Die Vorbereitung und Durchführung von Teamsitzungen und Dienstbesprechungen ist reine Chefsache. Falsch! Auch Mitarbeiter können als Moderatoren Teammeetings führen. Wer eine solche Aufgabe übernimmt, sollte allerdings ein paar Dinge berücksichtigen, damit die Teamsitzung ein Erfolg wird.

PTA Christiane F. war so aufgeregt wie seit ihrer Abschlussprüfung zur PTA nicht mehr. Bei der letzten Teamsitzung hatte man sie dazu auserkoren, die kommende Besprechung zu leiten. Das war nichts Ungewöhnliches, denn diese Aufgabe übernahm die Chefin nur noch in Ausnahmefällen.

Für Christiane F. war es allerdings eine Premiere. Und heute war der Abend, an dem sie das erste Mal die Besprechung des Teams leiten sollte. Natürlich wollte sie alles richtig machen und ging die Checkliste „Vorbereitung einer Teambesprechung“ nochmals durch, die die Chefin ihr gegeben hatte. Der Termin war bereits bei der letzten Besprechung festgelegt worden, und ihre erste Aufgabe hatte darin bestanden, die Themen zu sammeln und drei Tage vor der Sitzung ans „Schwarze Brett“ zu hängen. Die meisten Themen hatte die Chefin ihr genannt, aber auch einige Kolleginnen schrieben Punkte auf dem vor ihr aufgehängten Zettel „Themen für unsere nächste Teamsitzung“.

Am späten Nachmittag war sie den Zettel mit den Themen nochmals durchgegangen und hatte den Zeitbedarf geschätzt. Länger als 1,5 Stunden sollte die Teamsitzung insgesamt nicht dauern, und bei den vielen Themen musste die frischgebackene Moderatorin schauen, dass alle Punkte angesprochen wurden und ausreichend Zeit für Diskussionen und Fragen blieb. Die Chefin hatte einige Informationen zu geben, ihre Kollegin sollte über ein besuchtes Seminar zum Thema Aktionsmanagement berichten. Fünf weitere Punkte warteten zudem darauf, besprochen zu werden. Den kleinen Sozialraum hatte Christiane F. bereits zum Sitzungsraum umgestaltet. Jedem legte sie den Zettel mit den Themen auf seinen Platz, für Getränke und die bei diesen Sitzungen obligatorische Pizzabestellung hatte sie gesorgt. Dann schaute sie auf die Checkliste und las:

Aufgaben des Moderators zu Beginn der Teambesprechung:

  • Pünktlicher Beginn
  • Kurzer Dank für das Kommen
  • Überblick über die Themen der Besprechung geben
  • Protokollanten bestimmen (vor der Sitzung informieren)
  • Eine gute Moderation macht Betroffene zu Beteiligten

 

Informationstafeln für den ersten Überblick

Pünktlich um 19:30 Uhr hatten sich alle im Sozialraum eingefunden und ließen sich die gelieferten Pizzen schmecken. Mit ein paar kurzen Worten hatte PTA Christiane F. alle begrüßt, die Themen vorgestellt und, wie vorher abgesprochen, die Kollegin Eva zur Protokollantin bestimmt. Dann übergab sie das Wort an ihre Chefin. Diese hatte gleich mehrere Informationen für das Team, und Christiane F. sorgte mit dafür, dass Eva alles Wichtige ins Protokoll aufnahm. Danach berichtete Hanna über das von ihr besuchte Seminar Aktionsmanagement und erläuterte, wie zukünftig Aktionen in der Apotheke noch besser umgesetzt werden könnten. Den anschließenden Einwand von Elke, dass sich viele der genannten Dinge so in der Praxis gar nicht umsetzen ließen, nahm Christiane F. zum Anlass, diesen Einwand im Team zu diskutieren. Schnell zeigte sich, dass nur wenige Elkes Meinung waren, und man überlegte konstruktiv, was man an neuen Ideen gleich für die nächste Aktion übernehmen könne.

Einigermaßen erschrocken blickte Christiane F. auf die Uhr, die sie neben sich liegend im Blick hatte. Schon so spät! Die nächsten zwei Punkte konnten recht schnell besprochen und geklärt werden, sodass man schnell wieder im von ihr angedachten Zeitplan war. Der Vorschlag der Chefin, sich in Sachen Kommunikation durch ein Inhouse-Seminar schulen zu lassen, schied dann beim vorletzten Punkt allerdings die Geister. Christiane F. hatte alle Mühe, die Wortbeiträge zu verteilen und die manchmal etwas hitzige Diskussion nicht aus dem Ruder laufen zu lassen. Sie fasste manchmal einzelne Wortmeldungen sachlich zusammen und verhinderte so, dass Emotionen eine zu große Rolle spielten. Dabei verhielt sie sich als Moderatorin neutral, bewertete die Aussagen der Chefin und ihrer Kolleginnen nicht und sorgte dafür, dass jeder ausreden konnte. Das für alle stimmige Ergebnis, nämlich unterschiedliche Angebote für eine Inhouse-Schulung einzuholen – das wollte die Chefin selbst übernehmen –, ließ sie nicht ganz ohne Stolz von Eva ins Protokoll aufnehmen.

Die letzten Tagungsordnungspunkte waren dann ebenfalls recht schnell beschlossen, sodass Christiane F. mit einem Dank an alle, sogar zehn Minuten früher als geplant, die Teamsitzung beenden konnte. Mit Eva ging sie schnell noch einmal das Protokoll durch, das in den nächsten Tagen ans „Schwarze Brett“ gehängt werden sollte und in den QM-Ordner wanderte. Die Aufgaben waren gut und eindeutig verteilt, und jeder konnte dem Protokoll entnehmen, was wann und von wem zu tun sei. Gemeinsam räumten sie noch den Sozialraum auf, bevor es dann nach Hause ging. Als PTA Christiane F. an diesem Abend die frische Abendluft spürte, atmete sie sichtlich erleichtert auf. Alles hatte gut funktioniert. Doch dann erschrak sie. Sie hatten vergessen zu bestimmen, wer das nächste Mal die Moderation übernimmt. Dann dachte sie schmunzelnd: „Egal, wenn es keiner macht, übernehme ich es wieder.“

Organisatorische Aufgaben des Moderators

  • Erstellung der Themenliste
  • Festlegung der Besprechungsinhalte
  • Schaffung einer ansprechenden Arbeitsatmosphäre
  • Versorgung (Getränke, evtl. Essen, Schreibutensilien usw.)
  • Festlegung des Protokollanten
  • Festlegung und Einhaltung des zeitlichen Rahmens
  • Ergebnissicherung
  • Qualitätssicherung

Leitende Aufgaben des Moderators

  • Begrüßung und Abschluss
  • Konsequentes Abarbeiten der Themen
  • Diskussionsleitung
  • Regelung von Wortmeldungen
  • Redezeiten begrenzen und gegebenenfalls zum Thema zurückführen
  • Verständnisvoller Umgang mit Einwänden und Störungen
  • Beachtung eines kollegialen und kooperativen Miteinanders
  • Bestimmung der Inhalte, die ins Protokoll aufgenommen werden sollen

Umgang mit Störungen und Konflikten während einer Teamsitzung

  • Störungen und Störungsgefühle ansprechen: „Ich habe das Gefühl, dass wir an dieser Stelle …“
  • Kritik versachlichen: „Objektiv betrachtet heißt das doch, dass …“
  • Konflikte vermeiden/schlichten: „Wie lässt sich der Punkt für alle Beteiligten gewinnbringend lösen?“
  • Desinteresse/Ablehnung ergründen: „Wie wollen wir vorgehen, dass alle aktiv mitmachen können?“

Zur Weiterführung und Vertiefung empfehlen wir diese Live-Online-Fortbildungen:
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Datum: 16.11.2021
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