Als Mitarbeiter*in eine Teambesprechung halten

Zweck eines Teammeetings ist eine produktive und lösungsorientierte Zusammenkunft. Dabei muss nicht immer die Chefin oder der Chef die Besprechung halten. Diese organisatorische Aufgabe kann auch ein/e Mitarbeiter*in übernehmen. Damit alles glatt läuft, gibt es ein paar Punkte zu beachten.

Grundsätzlich trägt eine gut geplante und gestaltete Teamsitzung zum reibungslosen Betriebsablauf bei. Die in einer Apotheke anfallenden Aufgaben können besprochen und neue Ideen eingebracht werden. Das erhöht die Mitarbeitermotivation. Erfolgsversprechend sind Teammeetings dann, wenn sie regelmäßig stattfinden. Das ist der Fall in der Apotheke, in der PTA Christiane F. arbeitet. Ihre Chefin hat sie gebeten, die nächste Besprechung zu leiten.

Für Christiane F. ist es eine Premiere. Heute war der Abend, an dem sie das erste Mal die Besprechung des Teams leiten sollte. Natürlich wollte sie alles richtig machen und ging die Checkliste „Vorbereitung einer Teambesprechung“ nochmals durch, die die Chefin ihr gegeben hatte. Der Termin war bei der letzten Besprechung festgelegt worden, und ihre erste Aufgabe hatte darin bestanden, die Themen zu sammeln und drei Tage vor der Sitzung ans „Schwarze Brett“ zu hängen. Die meisten Themen hatte die Chefin ihr genannt, aber auch einige Kolleginnen und Kollegen schrieben Punkte auf den vor ihr aufgehängten Zettel „Themen für unsere nächste Teamsitzung“. Damit ist sie einer der wichtigsten organisatorischen Aufgaben bereits nachgekommen.

Organisatorische Aufgaben des Moderators

• Erstellung der Themenliste
• Festlegung der Besprechungsinhalte
• Schaffung einer ansprechenden Arbeitsatmosphäre
• Versorgung (Getränke, evtl. Essen, Schreibutensilien usw.)
• Festlegung des Protokollanten
• Festlegung und Einhaltung des zeitlichen Rahmens
• Ergebnissicherung
• Qualitätssicherung

Leitende Aufgaben des Moderators

• Begrüßung und Abschluss
• Kurzer Überblick über die Themen geben
• Konsequentes Abarbeiten der Themen
• Diskussionsleitung
• Regelung von Wortmeldungen
• Redezeiten begrenzen und gegebenenfalls zum Thema zurückführen
• Verständnisvoller Umgang mit Einwänden und Störungen
• Beachtung eines kollegialen und kooperativen Miteinanders
• Bestimmung der Inhalte, die ins Protokoll aufgenommen werden sollen

Umgang mit Störungen und Konflikten während eines Teammeetings

• Störungen und Störungsgefühle ansprechen: „Ich habe das Gefühl, dass wir an dieser Stelle …“
• Kritik versachlichen: „Objektiv betrachtet heißt das doch, dass …“
• Konflikte vermeiden/schlichten: „Wie lässt sich der Punkt für alle Beteiligten gewinnbringend lösen?“
• Desinteresse/Ablehnung ergründen: „Wie wollen wir vorgehen, dass alle aktiv mitmachen können?“

Am späten Nachmittag war Christiane F. den Zettel mit den Themen nochmals durchgegangen und hatte den Zeitbedarf geschätzt. Länger als 1,5 Stunden sollte das Teammeeting insgesamt nicht dauern. Bei den vielen Themen musste die Moderatorin schauen, dass alle Punkte angesprochen wurden und ausreichend Zeit für Diskussionen und Fragen blieb. Die Chefin hatte einige Informationen zu geben, ihre Kollegin sollte über das besuchte Aktionsmanagement-Seminar berichten. Zudem mussten fünf weitere Punkte besprochen werden.

Den kleinen Sozialraum hatte Christiane F. bereits zum Sitzungsraum umgestaltet. Jedem legte sie den Zettel mit den Themen auf seinen Platz, für Getränke und die bei diesen Sitzungen obligatorische Pizzabestellung hatte sie gesorgt. Dann ging sie im Geist nochmals die wichtigsten Punkte für sich als Moderatorin durch. Informationstafeln für den ersten Überblick

Pünktlich um 19:30 Uhr fanden sich alle im Sozialraum ein und ließen sich die gelieferten Pizzen schmecken. Mit ein paar kurzen Worten hatte PTA Christiane F. alle begrüßt, die Tagesordnungspunkte vorgestellt und, wie vorher abgesprochen, die Kollegin Eva zur Protokollantin bestimmt. Dann übergab sie das Wort an ihre Chefin. Diese hatte gleich mehrere Informationen für das Team, und Christiane F. sorgte mit dafür, dass Eva alles Wichtige ins Protokoll aufnahm.

Störungen meistern

Einigermaßen erschrocken blickte Christiane F. auf die Uhr, die sie neben sich liegend im Blick hatte. Schon so spät! Die nächsten zwei Punkte konnten recht schnell besprochen und geklärt werden, sodass man schnell wieder im von ihr angedachten Zeitplan war. Der Vorschlag der Chefin, sich in Sachen Kommunikation durch ein Inhouse-Seminar schulen zu lassen, schied beim vorletzten Punkt die Geister. Christiane F. hatte alle Mühe, die Wortbeiträge zu verteilen und die manchmal etwas hitzige Diskussion nicht aus dem Ruder laufen zu lassen. Sie fasste manchmal einzelne Wortmeldungen sachlich zusammen und verhinderte so, dass Emotionen eine zu große Rolle spielten. Dabei verhielt sie sich als Moderatorin neutral, bewertete die Aussagen der Chefin und ihrer Kolleginnen nicht und sorgte dafür, dass jeder ausreden konnte. Das für alle stimmige Ergebnis, nämlich unterschiedliche Angebote für eine Inhouse-Schulung einzuholen – das wollte die Chefin selbst übernehmen –, ließ sie nicht ganz ohne Stolz von Eva ins Protokoll aufnehmen. Die letzten Tagungsordnungspunkte waren recht schnell beschlossen, sodass Christiane F. mit einem Dank an alle, sogar zehn Minuten früher als geplant, die Teamsitzung beenden konnte. Mit Eva ging sie noch einmal das Protokoll durch, das in den nächsten Tagen ans „Schwarze Brett“ gehängt werden sollte und in den QM-Ordner wanderte. Die Aufgaben waren gut und eindeutig verteilt, und jeder konnte dem Protokoll entnehmen, was wann und von wem zu tun sei. Gemeinsam räumten sie noch den Sozialraum auf, bevor es nach Hause ging.

Als PTA Christiane F. an diesem Abend die frische Abendluft spürte, atmete sie sichtlich erleichtert auf. Alles hatte gut funktioniert. Doch dann erschrak sie. Sie hatten vergessen zu bestimmen, wer das nächste Mal die Moderation übernimmt. Dann dachte sie schmunzelnd: „Egal, wenn es keiner macht, übernehme ich es wieder.“

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