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DU LIEBE ZEIT

86.400 Sekunden. So lange dauert ein Tag. Wie Sie es auch drehen und wenden: Mehr Zeit als diese 24 Stunden bekommen Sie nicht, um Arbeit, Familie und Freizeit unter einen Hut zu bekommen. Sie sind auch völlig ausreichend – wenn man sie bewusst nutzt.

Apotheker Johannes Lehmann kennt diese Tage: Sie beginnen ganz entspannt. In den ersten Stunden hat er noch das Gefühl, dass es ruhig bleibt. Er und sein dreizehnköpfiges Team nutzen die Zeit und erledigen liegengebliebene Aufgaben in den beiden Apotheken in der Gegend um Freiburg – der Schloss-Apotheke in Rust und der Rhein-Apotheke in Kappel-Grafenhausen. Dann, um die Mittagszeit, beginnt ein Kundenansturm, den sich niemand so recht erklären kann. Ab jetzt werden nur noch Kundenwünsche erfüllt, Fragen beantwortet. „Für uns ist das positiver Stress“, sagt der Apotheker. „Dass manche Aufgabe dadurch liegenbleibt, ist für uns nicht so schlimm.“

Lehman und sein Team versorgen in zwei Gemeinden rund 7.000 Menschen. Und natürlich die zahlreichen Gäste, die der nahe gelegene Vergnügungspark anzieht. In der Hochsaison sind das rund 25.000 Menschen – am Tag. „Wenn im Europa-Park die Saison beginnt, kommt wieder Leben nach Rust. Wir genießen das eigentlich: die vielen Menschen, die aus allen möglichen Gegenden zu uns kommen, die Beratungsgespräche, die wir wieder häufiger in fremden Sprachen führen.“ Doch Lehmann kennt auch die Warnsignale: „Wenn mehr Stress keinen Spaß mehr macht, dann stimmt etwas nicht. Dann haben wir entweder zu wenig Personal. Oder wir sind schlecht organisiert, auch in Bezug auf unser Zeitmanagement.“

„Zeit will gelebt werden“

Zeitmanagement, also die geschickte Organisation von Zeit, spielt im Berufsleben grundsätzlich eine größere Rolle als im privaten Bereich. Doch lohnt sich auch hier ein Blick auf die Statistik: In Deutschland beträgt unsere Lebenserwartung im Durchschnitt 80 Jahre. Nur acht Jahre davon arbeiten wir. Doch 24 Jahre lang schlafen wir, zwölf Jahre schauen wir Fernsehen – und ganze sechs Monate sitzen wir auf der Toilette.

1 Aber: Wenn wir so viel Zeit haben zum Fernsehen, warum haben wir dann so oft das Gefühl, dass wir für viele Dinge zu wenig Zeit haben? Professor Karlheinz Geissler antwortet auf diese Frage: „Zeit will gelebt, nicht ‚gemanagt‘ werden.“ Doch was genau meint er damit?

Geissler ist Zeitforscher. Der Philosoph, Ökonom und Pädagoge hat die meiste Zeit seiner Lehrtätigkeit an der Universität der Bundeswehr in München verbracht, über 30 Jahre lang. So lange lebt er auch schon ohne Uhr. „Durch starre Zeitorganisation gerät man notgedrungen unter Zeitdruck, weil immer etwas Unvorhersehbares dazwischenkommt“, erklärt Geissler. „Sie kommen dann in die Situation, dass Sie das Gefühl haben, Sie hätten nicht genug Zeit.“ Dieses ‚Nicht-genug‘ habe damit zu tun, dass wir Zeit oft mit Geld verrechnen, gerade 
im Berufsleben. Doch Geld kenne kein genug. Die Folge: „Wir haben keine Erfolgserlebnisse mehr, kommen zunehmend in Stress und werden immer unzufriedener“, so Geissler.

Ein Teufelskreis. Wer aus ihm ausbrechen will, sollte nicht nach der Uhr leben, sondern nach „dem natürlichen Rhythmus des Lebens“, rät Geissler. „Wir wissen, dass man besser lernt und besser arbeitet, wenn man sich rhythmisch organisiert.“ Sein Tipp: „Schaffen Sie sich Zeiträume, für die Dinge, die Sie gerne tun möchten. Egal ob es das Hobby ist oder die Aufgabe, die Sie gerade in der Apotheke zu tun haben.“

Klassisches Zeitmanagement

Auch Apotheker Lehmann setzt darauf, manchen Dingen ihren Lauf zu lassen: „Ich erlaube mir inzwischen, Aufgaben zu verschieben. Doch bei bürokratischen Aufgaben, wie etwa der Buchhaltung, geht das schlecht. Die müssen geplant und organisiert werden.“ Dafür empfehle sich klassisches Zeitmanagement. Ein bekanntes Beispiel aus der Praxis stammt von Buchautor und Zeitmanagement-Papst Lothar Seiwert.
 Er hat beispielsweise die sogenannte ALPEN-Methode entwickelt. Wie so oft bei solchen Eselsbrücken steht jeder Buchstabe für einen Arbeitsschritt:

  • A wie Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
  • L wie Länge schätzen
  • P wie Pufferzeiten einplanen
  • E wie Entscheidungen treffen
  • N wie Nachkontrolle

In der Praxis sieht das Arbeiten mit der ALPEN-Methode so aus: Legen Sie eine einfache Aufgabenliste an (A). Dabei nehmen Sie keine Rücksicht auf eine sinnvolle Reihenfolge oder Abgabefristen. Schätzen Sie anschließend für die einzelnen Aufgaben, wie lange sie voraussichtlich für deren Erledigung brauchen werden (L). Seien Sie dabei möglichst realistisch. Planen Sie im nächsten Schritt entsprechende Pufferzeiten ein (P). Seiwert empfiehlt rund 60 Prozent der verfügbaren Arbeitszeit für konkrete Aufgaben zu verplanen. Bei einem Arbeitstag von acht Stunden sind das 4,8 Stunden. Für Halbtageskräfte, die vier Stunden täglich arbeiten, beträgt die konkret verplanbare Arbeitszeit demnach nur 2,4 Stunden. Die übrige Zeit geht laut Seiwert für unerwartete oder spontane Aktivitäten drauf.

Nun entscheiden Sie, welchen Aufgaben Sie sich widmen und welche Sie gegebenenfalls delegieren können (E). In diesem besonders wichtigen Arbeitsschritt setzen Sie Prioritäten. Als Hilfsmittel ist hierbei das sogenannte Eisenhower-Prinzip beliebt, ein weiteres Werkzeug des klassischen Zeitmanagements. Es funktioniert so: Aufgaben, die Sie als wichtig und dringend einstufen, erledigen Sie selbst – und zwar sofort. Tätigkeiten, die Sie als wichtig, aber nicht so dringend einstufen, erledigen Sie ebenfalls selbst. Allerdings zu einem späteren Zeitpunkt. Aufgaben, die nicht so wichtig, aber dringend sind, delegieren Sie direkt an kompetente Mitarbeiter. Und zu guter Letzt: Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, lassen Sie laut dieser Methode am besten ganz.

Am Ende Ihres Entscheidungsprozesses steht laut der ALPEN-Methode die Nachkontrolle (N). Kontrollieren Sie, ob Sie die geplanten Aufgaben in der von Ihnen geschätzten Zeit bewältigt haben. Lassen Sie die Erfahrungswerte daraus in Ihre Planung für den nächsten Tag einfließen. Und kontrollieren Sie, ob diese Art der Planung für Sie so sinnvoll ist.

Eine Checkliste zur ALPEN-Methode können Sie hier herunterladen.

„Spürbar mehr Zeit“

Genug der Theorie, zurück in die Praxis. Apotheker Lehmann setzt bislang eher auf Vernunft als auf klassisches Zeitmanagement. „Damit bin ich zur Zeit ganz zufrieden“, sagt er. Dennoch kümmere er sich natürlich intensiv um eine gute Organisation. Der Bereich Personalplanung ist hierbei für ihn besonders wichtig: „Ich berücksichtige möglichst viele feststehende Parameter, um idealerweise immer genug und nie zu viele Mitarbeiter in den Apotheken zu haben.“ Die Öffnungszeiten der Arztpraxen etwa. „Je näher sie sind, umso wichtiger sind die Öffnungszeiten“, so Lehmann. Auch die Urlaubsplanung des Arztes sei für ihn besonders wichtig. „Bei uns auf dem Land ist es so: Wenn die Arztpraxis hier am Ort zu hat, kann ich das Personal im Prinzip halbieren.“

Was Lehmann in Bezug auf sein Zeitmanagement in den letzten Jahren aber entscheidend vorangebracht hat, war die Einführung einer Software zur Personalplanung. „Die App hat mir spürbar mehr Zeit verschafft “, sagt Lehmann. Auf die Software habe das ganze Team Zugriff und kann ihm Nachrichten schicken, etwa zu Wunscharbeitszeiten. „Ich wiederum kann am PC, am Tablet oder auf dem Smartphone sehr leicht die Planung machen.“ Die Software biete ihm zahlreiche praktische Vorlagen, auf die er schnell zugreifen könne, da die Software speziell auf die Bedürfnisse von Apotheken ausgerichtet sei. Dabei ist Lehmann kein Technik-Freak. „Ich muss auch immer mal jemanden fragen, der sich auskennt. Es dauert dann seine Zeit, bis ich mir alle nötigen Infos zusammengegoogelt habe. Aber mir ist bewusst, welche großen Vorteile das Digitale für die Arbeitsorganisation bietet“, so der Apotheker.

    

Die Buchhaltung macht Apotheker Lehmann heute nicht mehr sonntags, so wie es in den Anfangsjahren oft nötig gewesen sei. Seine Aufgaben und die seines Teams sind strukturiert und die Personalplanung gut organisiert.

Mehr Zufriedenheit im Leben

„In Apotheken, wie in jeder anderen Organisation auch, ist
 es wichtig, bewusst mit der Zeit umzugehen“, sagt Zeitforscher Geissler. Es gebe auch hier zahlreiche Tätigkeiten, die „vertaktet“ seien, wie er es nennt. Damit meint Geissler alle bürokratischen Tätigkeiten, wie eben die Buchhaltung oder die Rezeptabwicklung. „Vertaktet sind alle Tätigkeiten die nach
 der Uhr organisiert sind. Hierbei kann man mit klassischem Zeitmanagement viel erreichen“, so Geissler. Es gebe aber auch Tätigkeiten, die nicht nach der Uhr organisiert werden sollten. Als Beispiel nennt Geissler die Mitarbeitergespräche. „Solche Gespräche sind vorher nicht berechenbar“, sagt er. „Hier ist es wichtig, zeitlich elastisch zu bleiben. Die Folge ist: ein vernünftiges Gespräch mit einem guten und zufriedenstellenden Ergebnis. Und zwar für beide Seiten.“

Geissler hat sich der Zeit verschrieben. Er lebt seit 30 Jahren ohne Uhr und macht pro Tag nur einen Termin. So konsequent die Zeit zu leben, lässt sich im Apothekenalltag kaum realisieren. Doch inspirierend ist es allemal. „Ich weiß, dass ich die Zeit bin. Ich habe sie nicht“, sagt Geissler. Wer sich das bewusst mache, der habe schon den ersten wichtigen Schritt getan. Hin zu mehr Zeit für Arbeit, Familie und Freizeit. Und zu mehr Zufriedenheit im Leben.

Seminartipp: Mehr Zeit für das Wesentliche

Wer einen großen Teil seiner Aktivitäten plant, Prioritäten bewusst setzt und seine Ziele kennt, läuft nur noch selten in die „Zeitfalle“. Dieses Seminar bietet viele Tipps zum Thema Zeitmanagement.
Leitung: Klaus Holling
Termin 2017: 8. November in München
Anmeldung, weitere Termine sowie das gesamte Seminarangebot der Thomae-Akademie finden Sie unter diesem Link.

1 http://www.stern.de/panorama/gesellschaft/24-jahre-schlafen-dafuer-geht-unsere-lebenszeit-drauf-3136732.html; zuletzt aufgerufen am 21.05.2017

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